Как поставить техническое задание для ИТ, чтобы получить от системы бюджетирования еще больше
Любая успешная компания сталкивается с задачей автоматизации бюджетирования. Причиной может послужить желание уйти от ручного ведения бюджетов в Excel, или необходимость перехода на новую систему бюджетирования, обусловленного ростом компании. Это очень сложный процесс и без грамотно составленного списка требований результатом может стать система, которая не оправдает возложенных ожиданий.
В статье мы поделимся «чек-листом», который существенно снизит риски того, что ваш проект зайдет в тупик. В технической части проекта много терминов, которые могут быть непонятны пользователю, а в финансовой сфере много «подводных камней», которые не очевидны для IT-специалистов, поэтому требования должны быть зафиксированы на понятном всем языке.
IT-специалисты могут не учесть определенных функций, если будут проектировать систему, основываясь на неполных сведениях. Чтобы этого не произошло, в документе с требованиями следует учесть следующие аспекты:
1. Бюджеты
1.1. Состав форм бюджетов. Важно, чтобы был зафиксирован состав всех бюджетных форм. В ходе автоматизации формы могут быть адаптированы под тот или иной программный продукт, но их функциональная ценность должна остаться неизменной.
1.2. Система предпосылок и правила расчета планов. Если для расчета бюджета действует система показателей, например, утвержденные нормы аренды 1 кв.м, стоимость электроэнергии и другие, то такие предпосылки необходимо формализовать и включить в требования к системе.
1.3. Система аллокации затрат. Если на предприятии затраты для целей бюджетирования распределяются отличным от регламентированного учета способом – обязательно зафиксируйте это в требованиях к системе бюджетирования.
1.4. Правила контроля и мониторинга. В документе с требованиями важно зафиксировать правила и способы оценки достижения бюджетных показателей. На этапе проектирования это позволит предусмотреть дальнейшее развитие системы.
1.5. Система контрольных показателей. В бюджетах не всегда отражаются все грани деятельности предприятия. Как правило, бюджетирование в компаниях начинает развиваться с бюджета движения денежных средств. Но также существует система показателей, на которую опираются руководители для принятия решений. Это могут быть показатели рентабельности продаж, оборачиваемости по складу, оборачиваемости дебиторской и кредиторской задолженности и другие. Такие показатели следует оцифровать и включить в требования к будущей системе, т.е. оценивать бюджеты с точки зрения тех же показателей, которые вы используете для оценки деятельности предприятия. Даже если вы на первых этапах автоматизируете не все бюджеты – включайте показатели по мере обеспечения достаточных данных для их расчета.
1.6. Связь с операционными планами. Важно продумать, как бюджеты будут влиять на операционную деятельность. Например, если система будет блокировать заявки на оплату при достижении границ бюджета, это приведет к трате времени на обоснование отклонений. Продумайте, какие статьи контролировать «он-лайн», какие можно контролировать «по завершению периода», какую давать свободу сотрудникам и в какой форме они должны обосновывать отклонения. 1.7. Внутригрупповые обороты. Важно подробно описать способы и правила элиминаци внутригрупповых оборотов (ВГО).
2. Процессы подготовки бюджетов
2.1. Порядок подготовки бюджетов. Если на предприятии уже есть регламент бюджетирования, достаточно указать в требованиях, что система должна обеспечить порядок ввода бюджета согласно этому регламенту. Часто такой документ разрабатывается вместе с системой, поэтому зафиксируйте в требованиях порядок ввода бюджетов, ответственных и права доступа.
2.2. Корректировка и уточнение. Пропишите порядок рассмотрения бюджета внутри периода планирования. Кто из ответственных лиц будет акцептировать корректировки. Также, важно уточнить, что будет анализироваться в конце года: исходный план, конечный план-факт, и т.д.. При разработке необходимо понимать сколько версий плана нужно хранить в информационной системе.
2.3. План-факт анализ. Нужно зафиксировать порядок рассмотрения план-факт данных по бюджетам и то, как вытекающие решения будут учитываться в следующих бюджетных кампаниях.
3. Правила получения фактических данных
По каждой статье бюджета нужно описать способ получения фактических данных. Если для какой-то статьи требуются данные из другой информационной системы, необходимо описать, как и откуда эти данные получить.
Помните, что очевидные для вас вещи могут быть неочевидными для ИТ-специалистов. Просто проверьте документ с требованиями на наличие этих пунктов, и вы существенно повысите шансы на успех вашего проекта по автоматизации бюджетирования.
Также для более эффективного процесса автоматизации бюджетирования вы можете воспользоваться системой управления «АРВИС», которая сокращает время разработки требований на 20%, повышает контроль процесса для заказчика и сокращает риски возникновения ошибок в архитектуре разрабатываемого решения.
