Проект: Автоматизация многосценарной скользящей сбалансированной модели планирования и бюджетирования на базе 1С:ERP
Данный проект стал победителем конкурса “1C:ПРОЕКТ ГОДА 2021“. Подробнее Клиент: Компания Франдеса занимается разработкой и производством химических средств защиты растений. История компании началась в марте 2006 года. Сегодня компания Франдеса – признанный лидер на рынке производителей…
- Заказчик: ООО “Франдеса”
- Программа: 1C:ERP для Беларусии
- Число пользователей: 80
- Отрасль: Производство
- Длительность проекта: 12 месяцев
- Функциональная область: Бюджетирование и планирование, финансовый учет и контроллинг
Данный проект стал победителем конкурса “1C:ПРОЕКТ ГОДА 2021“. Подробнее
Клиент:
Компания Франдеса занимается разработкой и производством химических средств защиты растений. История компании началась в марте 2006 года. Сегодня компания Франдеса – признанный лидер на рынке производителей средств защиты растений.
Задача
Цели проекта
- Построить связанную модель бюджетного и планирования доходов-расходов, движения денежных средств.
- Построить связанную модель товарного планирования от планируемых договоров на продажу продукции до вероятностного планирования закупки сырья.
- Предоставить возможность оперативного перепланирования по сезонам и в зависимости от складывающейся рыночной ситуации (цены на сырье, курсы валют, погоды, нашествие долгоносика).
Ситуация до внедрения
Белорусская компания «Франдеса» занимается разработкой и производством химических средств защиты растений с 2006 года. Развернута дилерская сеть продаж в нескольких странах. Особенностью деятельности является ярко выраженная сезонность продаж. Оперативный учет в системе “1С:ERP Управление предприятием для Беларуси” ведется с 2015 года, регламентированный – с 2018 года. На предприятии планирование и бюджетирование закупок сырья вели при помощи Excel.
Методики бюджетирования не были унифицированы. Данные хранились в отдельных Excel таблицах у руководителей подразделений. Управленческий учет и бюджетное планирование велись полностью в электронных таблицах, валюта управленческого учета – доллар США. Итоговая отчетность для собственников готовилась в Excel вручную. Формы итоговой управленческой отчетности: БДР и БДДС, баланс не заполнялся.
Ответственные лица испытывали трудности при принятии управленческих решений из-за низкой скорости подготовки/корректировки бюджетов, подготовки отчетности. Большой проблемой являлась несинхронность подготовки данных различными ЦФО и отсутствие контроля за подготовкой. Отсутствовала возможность прослеживания данных до источника. Качество итоговых отчетов и прогноза зависело от конкретных сотрудников с уникальным набором знаний.
Уникальность и инновационность проекта
Один из важных результатов проекта – выработка единой согласованной методики планирования и учета. В ходе проекта стало очевидно, что Excel таблицы, используемые разными сотрудниками в рамках общего процесса, настроены по-разному. Согласование единой методики заняло продолжительное время, так как пришлось формализовывать правила, которые ранее каждый трактовал как удобнее, проще, что стало ключевым фактором успеха проекта.
Внедрение проходило двумя параллельными потоками работ: Бюджетирование и Управленческий Учет. По каждому подпроекту был составлен план-график работ и бюджет. Дальнейшая работа строилась на основе гибких методологий. На основании достигнутых результатов планировался следующий спринт. Методика отражения в управленческом учете всех хозяйственных операций была описана и согласована до начала разработки в виде отдельного документа. В проекте максимально полно был использован типовой функционал подсистемы Бюджетирование системы 1С:ERP.
Решение
Построить связанную модель бюджетного и планирования доходов-расходов, движения денежных средств.
Построить связанную модель товарного планирования от планируемых договоров на продажу продукции до вероятностного планирования закупки сырья.
Предоставить возможность оперативного перепланирования по сезонам и в зависимости от складывающейся рыночной ситуации (цены на сырье, курсы валют, погоды, нашествие долгоносика).
Результат
- Функционал сценарного перепланирования успешно апробирован в фактических условиях резко повысившей волатильности курсов валют и изменения товарных планов
- Автоматизирован функционал перемены лиц в обязательствах (Договоры перевода долга, договоры уступки права требования, договоры возложения обязательств на третье лицо, векселя и финансовые расписки). Это позволяет осуществлять отгрузки при ограничениях на банковские расчеты.
- Автоматизировано Управление денежными потоками группы с раскруткой цепочек взаимозачетов неограниченной длины.
- Разработаны универсальные механизмы:
- элиминации внутренних расчетов на плане счетов управленческого учета;
- реклассификации аналитики управленческого учета на плане счетов управленческого учета;
- анализа себестоимости в трансфертных ценах;
- сверок между учетными контурами для поиска и устранения ошибок. Каждую ночь выполняется более 20 сверок ОУ-УУ-РУ. Сверяются остатки ТМЦ по складам и аналитике, взаиморасчеты по договорам, затраты по статьям.
Особенности проекта
- Внедрена связанная система от планов продаж до БДДС, прогнозы в зависимости от сценариев, оперирование общей системой показателей по описанной методологии;
- Для обеспечения актуальности планирования разработан процесс итерационного поэтапного планирования и актуализации планов и бюджетов в течение года (5 этапов в зависимости от точности плановых и наличия фактических данных: Июнь, Август, Ноябрь, Декабрь, Март);
- Показатели бюджетов сбалансированы на каждом этапе при бюджетировании в нескольких валютах, внутригрупповых оборотах, денежно-товарных взаимозачетах в цепочках с несколькими контрагентами;
- Унифицированы и согласованы методики планирования и бюджетирования, отражения хозяйственных операций для целей управленческого учета (запасы, себестоимость, взаиморасчеты, финансовый результат, инвестиционная деятельность группы) в рамках каждого подразделения и предприятия целиком;
- Настроены формы для план-фактного анализа по данным регламентированного и управленческого учета;
- Деэкселизированы процессы планирования и бюджетирования, подготовки управленческой отчетности;
- По каждому этапу планирования в соответствии с общей документированной методологической моделью настроен регламентированный бизнес-процесс бюджетирования, в процесс системного планирования вовлечены сотрудники от менеджера до CEO;
- Для каждой итерации планирования реализован расчет плановых цен и плановой себестоимости в зависимости от точности плановых и наличия фактических данных;
- Пересчет бюджетов при изменении планов занимает 5 дней. Это позволяет вносить оперативные корректировки в закупки сырья и график производства при изменении внешних факторов;
- На каждой итерации планирования обновляются все показатели планирования и бюджетирования для всех аналитик (ранее – только часть показателей);
- На 40% уменьшилось время проверки данных перед расчетом себестоимости и закрытием месяца;
- Повысилось доверие специалистов к результатам расчетов, данные легко проверяются стандартными бухгалтерскими отчетами;
- Внедрение бюджетных процессов системы 1С:ERP позволило на регулярной основе вовлечь весь топ-менеджмент компании в процессы планирования, что повысило качество принятия управленческих решений;
- Регламентирован сбор прогноза дебиторской задолженности по клиентам и каналам продаж с пошаговым контролем исполнения;
- Управленческий учет полностью переведен в контур 1С, что позволяет расшифровать показатели любого отчета до уровня первичных документов;
- Методология учета подробно описана в Confluence, что позволяет в короткие сроки вводить в курс дела новых специалистов, обладающих базовыми знаниями финансового и управленческого учета;
- Разработаны специальные автоматизированные рабочие места (АРМ) для:
- работы с большими объемами специализированной информации (АРМ:Централизация, АРМ:Встречные поставки, АРМ:ДПД, АРМ:Суды);
- расчета параметризируемых плановых цен;
- установки нормативов постатейных затрат на основании бюджетов ЦФО;
- распределения фактических затрат, собранных на одном ЦФО, на планируемые затраты других ЦФО;
- параметризируемого копирования экземпляров бюджетов на новый сценарий с поддержанием разных курсов для разных статей при копировании;
- Разработан и внедрен универсальный механизм формирования управленческих корректировок, который позволил реализовать методические требования без изменения типовых модулей 1С:ERP. Добавление и модификация управленческих корректировок производится в пользовательском режиме, без привлечения программиста;
- В рамках методологической поддержки проведены работы:
- по унификации и согласованию методик планирования и бюджетирования в рамках каждого подразделения и предприятия целиком;
- по разработке методики отражения хозяйственных операций для целей управленческого учета (запасы, себестоимость, взаиморасчеты, финансовый результат, инвестиционная деятельность группы);
- Сквозное планирование помогло производственной компании “Франдеса” сократить переходящие складские остатки сырья на 30%. За первый год опытной эксплуатации стоимость сокращенных затрат превысила в несколько раз стоимость проекта по внедрению.