Внедрение 1С:Документооборот

Организуйте документооборот вашего бизнеса с помощью 1С:Документооборот. Эффективное управление документами — ключ к быстрому согласованию, надёжному хранению и прозрачности работы. 1С:Документооборот автоматизирует рутинные задачи, помогает оптимизировать внутренние процессы и снижает расходы на управление документацией.

Эффективное управление документами с 1С:Документооборот

1С:Документооборот — это современное решение для управления документами и автоматизации процессов, связанных с их обработкой. Система упрощает работу с большим объемом информации, обеспечивает оперативный доступ к документам и помогает оптимизировать взаимодействие между сотрудниками.

Основная задача системы — сократить время на выполнение рутинных операций, таких как регистрация, согласование и архивирование документов. Благодаря гибкой настройке маршрутов и прав доступа, каждая операция выполняется максимально прозрачно и под полным контролем.

Среди возможностей «1С:Документооборот»:

Автоматизация всех этапов работы с документами — от создания до отправки в архив.
Централизованное хранение информации с удобной системой поиска.
Контроль сроков исполнения задач и напоминания о важных событиях.
Интеграция с другими программами и учетными системами для упрощения обмена данными.

Использование «1С:Документооборот» позволяет не только снизить затраты времени, но и минимизировать риски, связанные с потерей данных или ошибками в документообороте. Система идеально подходит для компаний любого масштаба, помогая наладить эффективное управление процессами и сосредоточиться на стратегических задачах.

Решаемые задачи

Автоматизирует обработку документов, упрощая регистрацию, согласование и контроль исполнения.

Обеспечивает централизованное хранение и быстрый доступ к информации, устраняя хаос в документообороте.

Снижает риск ошибок за счет четко выстроенных процессов и разграничения прав доступа.

Ускоряет согласование и выполнение задач благодаря маршрутизации и уведомлениям.

Повышает прозрачность работы, позволяя отслеживать статус документа на всех этапах.

Подготовка договорных документов.
Сложные цепочки согласования.
Учет сопроводительной договорной документации.
Автоматический учет по сроку действия документов.
Обратная отправка экземпляров документов.
Работа с договорами, заключенными между тремя и более лицами.
Автоматизированы все этапы жизненного цикла договора вплоть до расторжения.
Конструктор договоров и документов.

Полный цикл обработки входящих писем с документами от юрлиц, обращений от физлиц и отправляемых в ответ или по своей инициативе.
Учет ОРД и другой внутренней документации.
Стандартная работа сотрудников с корпоративными файлами.
Автоматическое заполнение нового документа реквизитами и присоединение файлов по заранее настроенному шаблону.
Карточки учета содержат больше семидесяти реквизитов.
Возможность отсканировать оригинал документа, нанести штрихкод, по которому его будет легко найти в базе.
Комплектование документов в программе.
Версионное хранение файлов с возможностью просмотра их изменений.
Подконтрольное исполнение документов.

Разработка регламента использования электронных подписей (ЭП) сотрудниками предприятия.
Поддержка всех видов ЭП.
Поддержка программного оборудования с интерфейсом программирования криптографических приложений Microsoft и возможностью его приобретения.
Возможность приобретения сертификатов ЭП сотрудников для ответственных за подписание и шифрование документов.
Настраиваемый инструмент для использования ЭП и шифрования.
Загрузка в 1С:ДО новых сертификатов с настройкой пользовательских правил.
Автозапрос ЭП при согласовании или утверждении документов, настраиваемый заранее в шаблонах процессов.

Готовые шаблоны по 4 процессам работы с документами.
Простое визуальное проектирование.
Сложные условия маршрутизации.
Ролевая адресация задач.
Автозапуск, отложенный запуск, повторение.
Иерархическая структура подчиненных процессов.
Контроль сроков и результатов.
Каждый процесс имеет свою рабочую схему с простой настройкой под особенности деятельности бизнеса.
Электронная подпись для визирования документов руководителем или ответственным сотрудником.
Учет, контроль и анализ всех этапов исполнения процессов.
Маршрутизация процессов по ролям.
Делегирование задач коллегам.
Учет и контроль переноса сроков.
Учет принятия задач к исполнению.

Планирование проектов.
Определение состава проектной команды.
Шаблон проектного плана по задачам и визуализация диаграммой Ганта.
Регламентированное управление проектом.
Общение участников в рамках проекта.
Подконтрольное выполнение задач на проекте.
Управление по этапам с фиксацией результатов и исполнителей.
Учет трудозатрат участников проекта.
Учет всех проектных данных.
Удобная аналитика с помощью быстрых отчетов по проектным данным.

Полный цикл контроля мероприятий.
Организация корпоративных и внешних мероприятий.
Проведение встреч с протоколированием.
Активация брони помещений для запланированных встреч.
Выбор дня и времени для встречи прямо в программе с помощью календарного планирования.
Вариативное составление программы и протокола встречи.
Управленческое решение по итогам мероприятия с отслеживанием сроков исполнения участниками.

Многофункциональный календарь у каждого пользователя.
Пользователь 1С:ДО может посмотреть календарный график коллеги при планировании совместной работы, но информация ограничена - видно только, какой период уже занят.
Ежедневная отчетность сотрудников по часам и задачам.
Руководители видят все задачи своего отдела.
Руководители могут проанализировать фактически выполненную работу сотрудников по видам работ, по проектам, по подразделениям.
При невыходе работника это фиксируется в программе.
С приближением начала мероприятий, срока исполнения задач, при невыходе коллеги по отделу и наступлением других календарных событий приходят автоматические

1С:Документооборот позволяет вести персональную отчетность каждый рабочий день.
Руководитель отдела может самостоятельно сформировать отчеты о трудозатратах своих работников или настроить автоматическую ежемесячную рассылку.
Руководство всегда обеспечено актуальными данными по исполнительской дисциплине, что позволяет оперативно и аргументированно принимать управленческие решения.

Корпоративный почтовый клиент прямо в интерфейсе 1С:ДО.
Стандартный функционал почты со множеством возможностей работы с входящей и исходящей корреспонденцией.
Доступная возможность оперативно интегрировать встроенную почту с другими почтовыми сервисами.
Автообработка входящих писем по папкам.
Вся история общения в письмах сохраняется.
Письма можно привязывать сразу к целевым документам.
Поставленные по почте задачи можно выполнять здесь же.
При необходимости можно отменить отправку письма и перенаправить.
Единая корпоративная книга адресатов с контактной информацией и фото.
Моментальный поиск корреспонденции по ключевым словам.

Бесшовная интеграция 1С:Документооборот

Объедините ваши бизнес-процессы с 1С:Документооборот для полного контроля над документацией. Мы реализуем интеграцию, которая:

Синхронизирует данные между вашей учетной системой и 1С:Документооборот. Все изменения мгновенно отображаются в обеих системах.
Автоматизирует обмен документами — счета, договоры, акты и другие файлы передаются без ручной работы.
Упрощает доступ — пользователи получают единый интерфейс для работы с документами.
Повышает безопасность — единая база данных с разграничением прав доступа и защитой информации.
Подстраивается под ваши задачи — интеграция учитывает особенности вашего бизнеса и текущих процессов.

Этапы проекта внедрения

Обследование

Проводим детальное исследование текущей системы управления и процессов. Это включает анализ существующих бизнес-процессов, оценку потребностей и целей, а также выявление проблем и узких мест.

Моделирование

Описываем модели бизнес-процессов и системы управления, которые позволяют определить, как будет функционировать новая система.

Проектирование

На основе модели проектируем будущую систему. Фиксируем функциональные требования к системе и разрабатываем детальный план внедрения.

Разработка

В зависимости от функциональных требований, выполняются доработки, настройка системы и осуществляется интеграция с другими системами, если это необходимо.

Внедрение

На этом этапе система внедряется в “боевую” эксплуатацию. Это может быть поэтапным процессом, начиная с одной или нескольких дочерних компаний, а затем расширяясь на весь холдинг.

Обучение

Пользователи и администраторы системы проходят обучение, чтобы овладеть навыками работы в новой системе. Обучение может проводиться как перед внедрением, так и после него для обновления навыков.

Команда наших экспертов

Березков Георгий

Руководитель проектного офиса Корпоративные финансы

Коршунов Артем

Ведущий бизнес-аналитик

Бизнес-аналитик

Бизнес-аналитик

Ведущий архитектор

Аналитик 1С

Аналитик 1С

Руководитель проектов

С нами легко

Слаженная команда

Наши сотрудники много лет работают вместе, каждый член команды, будучи сильным специалистом, понимает свою роль на проекте и доверяет коллегам, это позволяет выполнять проекты качественно и в срок. Каждый новый человек проходит длительный процесс обучения под наблюдением наставников.

Высокие стандарты

Наш главный принцип - взаимовыгодное сотрудничество и под нашей выгодой мы подразумеваем в первую очередь удовлетворение заказчика итогами проекта. Большинство партнеров работает с нами годами и рекомендует нас дружественным компаниям.

Проверенная технология

В основе нашей проектной технологии - тесное взаимодействие с заказчиком и внимание к деталям. Лучшие практики из каждого нового успешного кейса мы распространяем на все проекты.

Финансовая экспертиза

Каждый бизнес-аналитик нашей компании имеет опыт работы финансистом или бухгалтером, а значит не понаслышке знаком с предметом и способен разговаривать с представителями заказчика на их языке. Знания, опыт и способности в области финансового анализа и управления, позволяют обеспечить глубокое понимание процессов и их успешную автоматизацию.

Бутиковый подход

У нас не потоковый бизнес, поэтому каждому проекту мы уделяем много внимания и используем в работе как универсальные типовые решения, так и нестандартные, подходящие именно вашей компании.

Надежные партнеры

Помимо высококвалифицированных сотрудников, мы также обладаем разветвленной сетью партнеров и подрядчиков, проверенных годами, и обладающих, в том числе очень редкими узкоспециальными знаниями, которые мы готовы применить на вашем проекте.