1С: ERP Управление предприятием – все в одном, но не для всех

Из этой статьи вы узнаете, какие возможности открывает конфигурация 1С: ERP для эффективного управления бизнесом, где необходима автоматизация закупок, производства и продаж, ведения бухгалтерского, налогового учета и продвижения продукции.

На протяжении всей истории люди искали эффективные системы учета, чтобы обеспечить стабильность и процветание своего предприятия. С появлением компьютеров многие стали вести учет в электронном виде, используя MS Excel, а далее – облачные сервисы с онлайн-таблицами.

Эти способы учета по-своему хороши, но не подходят крупным предприятиям и холдингам, так как не позволяют сдать вовремя отчетность в налоговый орган, запланировать закупки и продажи, быстро и корректно распределить затраты. Для этих целей были созданы специальные системы, об одной из которых пойдет речь в этой статье.

История 1С: ERP

Аббревиатура ERP переводится как «планирование ресурсов предприятия», от английского Enterprise Resource Planning.

Как любая технологическая идея, ERP претерпела значительную эволюцию. Первый продукт компании «1С» был выпущен на рынок в 2004 г. под названием «1С: Управление производственным предприятием». Типовая конфигурация создавалась как универсальное решение для бизнеса любого вида и масштаба.

Предполагалось, что продукт предоставит все нужные функции для учета бизнес-процессов в одной системе, без подключения сторонних программ. Это позволило бы эффективнее управлять производством, затратами и реализацией товаров, финансовыми потоками, кадровыми службами, маркетингом, вести бухгалтерскую, налоговую документацию и внутренний учет предприятия.

УПП поддерживалась разработчиками, периодически вносились обновления. К базовой конфигурации выпускались отраслевые решения. Их дорабатывали под конкретный бизнес и продавали как «коробочные продукты», например, для:

• машиностроения;
• мебельного производства;
• полиграфии;
• мясокомбинатов;
• молокозаводов.

В 2013 г. «1С» выпустила обновленную конфигурацию «1С: ERP Управление предприятием 2». Программа взяла все лучшее из первого решения, включая опыт внедрения на различных российских и международных производственных площадках.

На данный момент «1С: УПП» исключена из прайс-листа. Программный продукт не получает обновлений, не поддерживает часть сервисов «1С», новые стандарты бухгалтерских отчетов, законодательные и налоговые изменения.

При этом множество предприятий до сих пор работают на УПП, так как перешли на систему 20 лет назад, когда других вариантов на российском рынке не было. Стоимость поддержки для них значительно увеличилась. Полное завершение обслуживания планируется на 2026 год.

Недостатки «1С: УПП», и почему ее сняли с продаж?

1. Внутри УПП можно вести учет, но не планировать процессы, отслеживать и контролировать их исполнение, как в ERP.
2. Модули «Склады», «Транспорт и логистика», «Производство», «Управление торговлей 10» устарели. Система не выдерживает большое количество пользователей – от 1000 человек, – имеет неудобную отчетность и интерфейсы без персонализированной настройки.
3. Цена каждой отраслевой лицензии отличается от типового решения. В «коробке», на первый взгляд, есть весь необходимый функционал, но все равно нужны доработки и новые виды отчетов под нужды конкретного предприятия, особенно, если фирма выпускает разную продукцию. Доработки занимают время. Потенциально это повышает риск ошибок из-за человеческого фактора.
4. Неиспользуемые модули, наоборот, не отключаются и загромождают систему.
5. В УПП не хватает отчетов, которые позволяют менеджеру не только отслеживать этапы работы над заказом, но и оповещать клиента о готовности выполнения.
6. Нет функции автоматического изменения сроков реализации товаров и отгрузки, даже, если некоторые процессы можно завершить раньше. Все нужно делать вручную. Присутствует риск потери данных.
7. Отдел закупок видит общие потребности производства без детальных отчетов о необходимости пополнения конкретных материалов у определенных поставщиков по специальной цене. Все позиции по закупкам на материалы и полуфабрикаты требуют участия менеджера, что снижает надежность операций.
8. Бухгалтерская и налоговая отчетность приводит к ошибкам. Документы не разделены на разные блоки, имеют 3 галочки: УУ – управленческий учет, БУ – бухгалтерский учет, НУ – налоговый учет. Если сотрудник склада по невнимательности забывает поставить галочку в нужном месте, бухгалтер не видит отчет и сам обрабатывает приходную накладную на основании имеющейся налоговой накладной. В результате, один документ может редактироваться дважды

Это лишь часть недостатков, которые усложняют, а не облегчают работу бизнеса. Поэтому предприятиям, использующим устаревшую систему, рекомендуется заблаговременно перейти на современную прикладную конфигурацию 1С: ERP.

Что представляет из себя ERP сегодня?

«1С: ERP Управление предприятием 2» – современное комплексное решение, которое приводит все бизнес-процессы к общему стандарту, объединяет в логические блоки и устанавливает взаимосвязь между ними. Эту систему построения учета еще называют «комплексное управление».

В отличие от УПП, внутри системы ERP можно проводить различные виды планирования и управлять ими.

Преимущества платформы:

• Поддерживает более 50 отраслевых решений. В программе реализовано 16 функциональных групп, отвечающих международному стандарту производственного операционного управления APICS. Все функции настраиваются под специфику предприятия. Отдельные модули могут быть внедрены уже после перехода.
• Производительность ERP позволяет обрабатывать большие массивы данных. Выдерживает от 1000 пользователей, обладает удобными правами администрирования и настраиваемым интерфейсом.
• Мультиплатформенность продукта дает доступ к управлению с мобильного телефона на iOS и Android, из облачных сервисов.
• Доступ к базе знаний, сертифицированным партнерам, историям успешного перехода, опыту миграции с других систем, статистике роста конкурентных преимуществ.

Функционал «1С: ERP Управление предприятием 2»

ERP состоит из модулей, которые называются подсистемами. Кратко их рассмотрим:

• Управление производством – отслеживание технологических процессов, нормативно-справочная информация, межцеховое и внутрицеховое управление, поддержание запасов, производственных расходов, учет трудозатрат, себестоимости.
• Продажи – управление эффективностью сделок с клиентами, формирование прайс-листов и остатков, персональных скидок.
• Закупки – расширенный анализ заказов по потребностям, условиям поставщиков и ценам, документы и отчеты по поставщикам, контроль условий поставок, прогноза остатка материалов и предложение закупить до максимума согласно нормам.
• Бюджетирование – гибкий блок с расширенной аналитикой, настраиваемыми сценариями, поддержка разных валют, сводная отчетность, экономический прогноз. 
• Управление затратами и расчет себестоимости – параллельный учет в нескольких системах, разделение доходов от основных и дополнительных видов деятельности, опции для распределения бюджета.
• Управление отношениями с клиентами – расширенное досье клиентов и партнеров, анализ сделок, нерентабельных товаров и стабильности спроса, карт лояльности, контроль работы менеджеров.
• Управление запасами и складом – учет по заказам, многооборотной тары, нерентабельных и популярных товаров, ячеистый склад, календарь прогнозируемого спроса, инвентаризация товаров, управление доставкой и менеджерами.
• Казначейство – планирование и контроль движения денежных средств, банк, касса, эквайринг, подотчетники, оформление договоров, формирование бюджетных отчетов.
• Управление персоналом и расчет заработной платы – кадровый документооборот с доступом ко всем данным сотрудников, штатное расписание, учет рабочего времени, различные виды начислений, воинский учет, увольнение.
• Организация ремонтов – учет объектов эксплуатации, дефектов, планируемых ремонтных работ, формирование заказов и отчетов о ремонте.

Благодаря модульной системе автоматизацию можно выполнять постепенно, чтобы минимизировать любые возможные риски. В первое время внедрить только необходимые подсистемы, например, «Планирование». Позднее – выполнить интеграцию с блоком «Склад и логистика» для обмена информацией.

Модуль «Бюджетирование и планирование»

Здесь можно формировать стратегические цели и следить за их выполнением, вести учет финансовых операций, составлять бухгалтерские и налоговые отчеты, контролировать продажи, закупки, производство и движение денежных средств внутри компании.

Собственник может проанализировать, какую прибыль приносит бизнес, какие активы задействованы, как они используются и финансируются. Все необходимые данные содержатся в связанных между собой отчетах по бюджету доходов и расходов, движения денежных средств и в балансовом листе.

Возможности:

• гибкая настройка схемы обеспечения потребностей;
• планирование продаж в разных валютах;
• установка прогнозного курса и создание различных сценариев для проверки экономического влияния на бюджет и финансовое состояние предприятия;
• быстрое реагирование на изменения в экономической среде и корректировка стратегии развития предприятия;
• повышение эффективности управления ресурсами и оптимизация затрат;
• краткосрочный или долгосрочный сценарий планирования;
• помощь в принятии обоснованных управленческих решений;
• сокращение времени на подготовку бюджетных отчетов и планов.

Модуль «CRM и маркетинг»

Разработан для управления взаимодействием с клиентами, автоматизации маркетинговых процессов и анализа эффективности продаж. Сохраняет данные контрагентов, проведенные и отложенные сделки. Помогает работать с претензиями, организацией акций.

Менеджер по продажам может настраивать несколько сценариев продаж: лидогенерация, короткая или длинная продажа, по видам оборудования или номенклатурам. Если сделка завершилась неудачей, причины указываются в программе для последующего анализа.

Подсвечивание сделок красным, желтым, зеленым помогает увидеть наличие просрочек по этим операциям и отсортировать по датам. Например, красным будут выделены горящие сделки, по которым нужно принять быстрое решение, чтобы устранить просрочку.

По свершившимся взаимодействиям можно указать результаты «Созвон прошел успешно», запланировать новые, добавить примечания «Ждет звонка в начале месяца». Наличие фильтров позволяет сделать отбор по выполненным взаимодействия с каждым клиентом.

Планируемая выручка рассчитывается автоматически или вручную. Также видны сферы интереса, коммерческие предложения и прочие персональные данные клиентов.

Возможности:

• автоматизация процессов маркетинга, анализа рынка, управления рекламными кампаниями;
• доступ к централизованным данным клиентов, истории заказов и их взаимодействия с компанией, информация об ответственных за сделку лицах;
• взаимодействие с клиентом в 1 клик – система автоматически выполнит дозвон или создаст электронное письмо, отправит клиенту и добавит его в ленту событий, которая выстраивается в иерархическом порядке;
• автоматическая интеграция поступившего звонка в CRM, поиск по базе клиентов, вывод информации, если клиент зарегистрирован в системе;
• возможность улучшения стратегий продаж, прогнозирование будущих сделок, как следствие – повышение конверсии.

Модуль «Продажи»

Позволяет сократить временные затраты, повысить эффективность отдела продаж при работе с неограниченным количеством заказов. Управленец может настраивать виды товаров, системы измерения, скидки в процентах для каждой позиции или наценки с конкретного склада. Представлять систему лояльности, подарочных карт и товаров при выполнении условий. Задавать правила ценообразования в прайс-листах, индивидуальные или типовые правила продаж каждому клиенту, выставлять авансовые платежи.

Возможности:

• отчеты о складских запасах, сроках поставок, приходе товаров и сырья, отгрузке, просрочке, способах и стоимости доставки;
• формирование счетов и договоров с клиентами, учет возвратов, скидок и акций;
• улучшение принятия решений на основе более глубокого понимания клиентской базы;
• возможность оперативно реагировать на рыночные изменения и корректировать стратегию продаж.

Модуль «Закупки»

Обеспечивает полную автоматизацию всех этапов закупок, от подготовки и размещения заказов, до получения и оплаты сырья.

Менеджер может выставлять особые условия по заказу поставщикам. Программа сама учтет условия поставок. Например, количество килограммов в минимальной партии, кратность – количество упаковок, минимальную или максимальную сумму заказа, бесплатную доставку от определенного количества.

Если нужно заказать 550 полуфабрикатов, а поставщик может выполнить заказ на 500 полуфабрикатов, программа выполнит эти условия.

Соглашения с поставщиками отражаются также в модуле закупок. Указывается период действия, цена, условия поставки, место, куда будут поступать материалы, минимальная сумма заказа. Эти данные автоматически учитываются при формировании следующего заказа. Если одно из условий не выполнено, к примеру, на счету компании меньшая сумма, чем указано в соглашении, система подсветит проблему. При необходимости, менеджеру останется только увеличить сумму заказа.

Возможности:

• все виды отчетов по просрочке, расходу денежных средств на незапланированные поставки, корректировке заказов, импортным сделкам;
• оптимизация цикла закупок упрощает и ускоряет процесс принятия решений – менеджеры по продажам могут контролировать исполнение обязательств поставщиков, проводить анализ эффективности закупочной деятельности;
• снижение затрат и уменьшение времени проведения закупок;
• увеличение прозрачности и четкости процесса благодаря созданию единой информационной базы для всех сотрудников;
• минимизация рисков, связанных с нехваткой или избытком товара на складе.

«1С: ERP Управление предприятием 2» повышает качество управленческих решений

Система объединяет все данные предприятия в единое информационное пространство, к которому есть доступ у исполнителей, мастеров, кладовщиков, топ-менеджеров и руководителей. Это упрощает и ускоряет обработку и исполнение заказов, производство, составление и получение отчетов.

Рассмотрим, как это работает на примере производства масляных красок:

1. Фирме необходимо произвести партию продукта. Для этого нужны пигменты, которые можно получить у кладовщика.
2. Пигментов нет в наличии, кладовщик не может ответить, когда материалы поступят на склад. Данную информацию нужно уточнять у закупщиков.
3. Отдел закупок ссылается на заявку и ожидание оплаты от финансиста.
4. Производственник, не получив точных сроков поставки материалов, откладывает планирование производства и запрашивает информацию у финансиста.

Цепочка действий усложняется. Объединение ключевых показателей предприятия в одну систему исключает лишние шаги. В товарном календаре производственник увидит отчеты об обороте на складе, и когда поступят красители.

Все действия руководителей, топ-менеджеров, специалистов и исполнителей становятся согласованными:

• решения принимаются в соответствии со стандартами фирмы, приоритетом выполняемых задач, допустимыми сроками и особенностями конкретной отрасли;
• руководители направлений получают доступ как к укрупненным планам, так и низовым операциям рядовых сотрудников, это помогает отслеживать формирование различных показателей, своевременно вносить коррективы;
• управленческие и учетные инструменты могут быть доступны исполнителям, мастерам, менеджеру склада для упрощения и ускорения производства;
• увеличивается ответственность исполнителей, процессы становятся прозрачными.

Отраслевые решения на платформе

«1С: ERP Управление предприятием 2»  имеет более 50 отраслевых и специализированных решений, расширяющих возможности базового продукта:

• 1C: ERP Агропромышленный комплекс;
• 1C: ERP Птицеводство;
• 1C: ERP Мясопереработка;
• 1C: ERP Хлебобулочное и кондитерское производство;
• 1C: ERP Мукомольное, крупяное, комбикормовое, масложировое предприятие;
• 1C: ERP Реализация алкогольной продукции;
• 1C: ERP Молокозавод;
• 1C: ERP Энергетика 2;
• 1C: ERP Лесозаготовительное предприятие;
• 1C: ERP Деревообрабатывающее предприятие;
• 1C: ERP Горнодобывающая промышленность;
• 1C: ERP Производство мясной и рыбной продукции;
• 1C: ERP Строительство;
• 1C: ERP ЖКХ и РКЦ;
• 1C: ERP Риэлтор – управление продажами недвижимости;
• 1C: ERP Тепловодоканал 2;
• 1C: ERP Водоканал 2;
• 1C: ERP Теплосеть;
• 1C: ERP Лизинговая компания;
• 1C: ERP АЗС;
• 1C: ERP Полиграфия 2;
• 1C: ERP Производство алкогольной продукции;
• 1C: ERP+PM Управление проектной организацией.

Благодаря отраслевым решениям, адаптированным под специфику предприятия, руководитель может провести настройку от отдельно взятого рабочего места до производственного цеха, объединить все данные в единое информационное пространство, и интегрировать внешние модули для расширения возможностей.

Кому стоит обратить внимание на 1С: ERP?

«1С: ERP Управление предприятием 2» автоматизирует управленческие процессы, учет и аналитику, что делает ее полезной для следующих предприятий:

• Средний бизнес. Количество сотрудников – 250 человек. Есть необходимость улучшить эффективность и контроль над всеми этапами производства. Сократить простой оборудования, освободить сотрудников от выполнения повторяющихся рутинных задач и уменьшить влияние человеческого фактора на качество товаров. Внедрение 1С: ERP можно проводить пошагово, устанавливая только необходимые модули, или воспользоваться отраслевым решением, разработанным под специфику бизнеса. 
• Крупный бизнес. Количество наемных рабочих от 1500 человек. Имеется несколько филиалов, дочерних организаций, складов и собственных магазинов. Ассортимент насчитывает сотни тысяч продуктов. Основная потребность –  создание гибкой, прозрачной системы управления производственными процессами всех подразделений и отчетов в единой базе данных.
• Компаниям, имеющим многоступенчатую структуру с несколькими складами и филиалами, большим объемом учета и множеством процессов, сложных для выполнения человеком.

Собственникам малого бизнеса лучше воспользоваться программами 1C, разработанными для небольших организаций. Они содержат только полезный функционал для расчета налогов, зарплаты, взносов, формирования отчетов, складского и кадрового учета, а также поддерживают различные виды обмена данными.

Преимущества системы для руководителя, топ-менеджера, исполнителя

«1С: ERP Управление предприятием 2» включает опыт лучших мировых и отечественных практик управления бизнес-процессами, в том числе, удаленный формат работы сотрудников и импортозамещение. Это обеспечивает своевременное принятие управленческих решений, автоматизацию и прозрачность процессов, повышение эффективности отдельных подразделений или сотрудников.

Экономический эффект от приобретения ERP-решений:

• увеличение прибыли – 13%; 
• повышение скорости производственных процессов  – 46%;
• увеличение объема выпускаемой продукции – 23%;
• снижение операционных и административных расходов – 16%;
• уменьшение производственных издержек – 15%; 
• снижение производственного брака – 17%
• рост срока оборачиваемости складских запасов – 23%;
• уменьшение дебиторской задолженности – 14%; 
• снижение трудоемкости – 22%.

Это лишь часть показателей эффективности, которые достигаются после цифровизации и автоматизации бизнеса. При такой статистике стоимость лицензий 1С: ERP и обслуживания отходят на второй план. Польза для бизнеса превышает все затраты.

Способы внедрения 1С: ERP

Переход на ERP можно осуществлять своими силами, с помощью фрилансера или стороннего интегратора. В каждом случае есть достоинства и недостатки. Рассмотрим их подробнее:

Инхаус команда

Предприятию потребуется содержать полноценный штат квалифицированных IT-специалистов, которые способны разобраться во внедрении программного продукта и провести его грамотную настройку.

Минусы:

• недостаточная экспертиза – нужно тратить время на обучение сотрудников, либо на поиск опытных программистов;
• необходимость в организации рабочего места;
• проблемы с интеграцией системы;
• большое количество доработок;
• недооценка масштаба, сроков, стоимости внедрения.

Плюсы:

• команда подбирается под корпоративную культуру и ценности;
• уровень оплаты труда обсуждается с каждым сотрудником индивидуально;
• риск увольнения или добровольного ухода специалиста снижается;
• свой штат сотрудников будет работать над проектом до финального результата.

Аутсорсинг 1С

Собственник доверяет проектное внедрение опытному фрилансеру или группе, в которую собраны все ключевые специалисты. Стоимость интеграции, в таком случае, может быть высокой.

Минусы:

• до начала работ и заключения договора сложно проверить настоящий опыт и знания подрядчиков;
• при недобросовестном подходе есть риск передачи проекта фрилансеру, один специалист может не обладать нужным уровнем мастерства;
• группа частников может не предложить заключить договор, не даст никаких гарантий, при этом будет стоить дешевле на рынке;
• срыв сроков и превышение бюджета из-за неверной оценки сложности внедрения;
• отсутствие ожидаемого эффекта;
• плохое тестирование проекта;
• нельзя дать комментарии, пока не будут предоставлены результаты;
• слабое или полное отсутствие обучения конечных пользователей системы.

Плюсы:

• если выбор сделан правильно, можно получить опытную команду и успешное внедрение ERP, при этом сэкономить на страховых и пенсионных взносах, закупке техники и организации рабочего пространства;
• не нужно переучивать сотрудников и тратить время на общение с каждым из них, весь диалог происходит через менеджера аутсорсинговой компании; 
• подготовка и переход начинаются сразу после заключения устного или письменного договора, аутсорс имеет опыты работы, все процессы отлажены.

Сторонний 1С интегратор

Сертифицированный партнер «1С». IT-компания создаст стратегию поэтапного внедрения ERP в наиболее удобной последовательности для предприятия. Для этого разрабатывается индивидуальная дорожная карта проекта, все ключевые детали фиксируются и отражаются в протоколах, включая графическое изображение бизнес-процессов для упрощения понимания заказчика.

Минусы:

• присутствует риск выбрать команду, которая не обладает заявленным опытом внедрения системы в отрасли заказчика – следует предварительно запросить кейсы реализованных проектов, сертификаты на соответствие стандартам «1С», информацию о компаниях, которые стали постоянными клиентами;
• высокая стоимость лицензионных решений и необходимость доплаты за сопровождение – итоговое решение может достигать миллионов рублей;
• нужно согласовать десятки технических заданий, назначить ответственных из числа сотрудников фирмы для решения вопросов по внедрению, и найти им временную замену;
• чем крупнее бизнес, тем дольше занимает работа – от 6 месяцев до 5 лет, на этот срок важно учитывать непредвиденные затраты.

Плюсы:

• опыт и база знаний интегратора позволяют еще на этапе планирования сформировать единое видение функционала системы у руководства, исполнителя и ответственных лиц, что повышает вероятность успешного перехода со старых программ на ERP с первого раза;
• подрядчик и собственник получают управляемый, предсказуемый проект;
• контроль эффективности и согласование технических моментов проводятся на каждом этапе;
• экономия времени и средств для компании, которая не имеет собственного IT-отдела, не хочет формировать его с нуля или доверять проект на аутсорс.

Итак, остался последний шаг – учесть описанные выше риски и преимущества, стоимость услуг, чтобы выбрать оптимального подрядчика для перехода на ERP. Важно помнить, что внедрение новой системы – длительный процесс. Потребуется плотное общение с исполнителем. Поэтому комфорт совместной работы, гарантии, четко поставленные цели и сроки играют важную роль. Обращайтесь к тому интегратору, кто подходит вашей отрасли больше всего. Для этого запишитесь на консультацию или дайте небольшое задание, чтобы оценить профессионализм команды и уровень взаимопонимания.

Если у вас остались вопросы, воспользуйтесь консультацией нашего аналитика. Мы оказываем услуги внедрения «1С» по всей России.